LA PROBLEMATIQUE DES EDITIONS DES DOCUMENTS D’ENTREPRISE
 « SUPPORT DE L’INFORMATION»

Editique et mappage : le paramétrage des éditions pour une impression dynamique
De manière générique, les documents issus des spools peuvent être qualifiés d’archaïques et de figés. L’attente du monde de l’AS/400 (I5) est de rajeunir son image par les présentations écran mais aussi par la forme des éditions. La problématique qui se pose étant de pouvoir bénéficier d’une impression « dynamique » dans laquelle les polices, les couleurs et la disposition se modifient en fonction de la nature des données et de la destination des documents. C’est le principe du mappage qui consiste à s’appuyer sur les données pour déterminer la mise en forme des documents à la volée. L’éditique, à la différence de l’édition classique de documents, va intégrer le paramétrage du mappage sur les spools. Paramétrage qui devra être rendu le plus simple possible pour assurer une autonomie aux utilisateurs. Dans cette recherche d’émancipation de la part des utilisateurs, les logiciels d’éditique les plus appréciés seront ceux qui proposent une approche WYSIWIG avec une ergonomie satisfaisante et une simplicité d’apprentissage.

La solution destinée à remplir cette tâche ne doit pas être dépendante du matériel, mais s’inscrire dans un standard. Il ne faut pas déplacer le budget du « pré imprimé » dans l’achat d’imprimantes spécifiques ou de cartes propriétaires. Aujourd’hui le langage « PCL » est présent sur la plupart des imprimantes du marché ; si la solution traite aussi des langages comme le « ZPL », « EPL » ou le « TEC » pour les imprimantes à transfert thermique c’est encore mieux. Un des éléments les plus importants étant que la solution mise en place ne change pas l’organisation ni les habitudes des utilisateurs finaux. Celle-ci ne doit pas, par ailleurs, nécessiter la modification des applicatifs existants. Il est important de savoir si le résultat du « mappage » peut être traduit vers des formats standards (PDF, TIF) en vue d’une intégration au système global de la « GEIDE »; car c’est le point d’entrée qui va l’alimenter. C’est donc un critère majeur dans le choix.

Gestion des impressions et des parcs d’imprimantes
L’impératif comptable qui impose de rendre les impressions productives se pose de façon récurrente aux entreprises. Le parc d'imprimantes doit pouvoir être administré avec un suivi des travaux, un pilotage des tiroirs d’imprimantes et une gestion des rames de papier. Il s’agit à la fois d’accélérer les sorties de documents et de faire le point en temps réel sur les travaux effectués, les éventuels bourrages et les besoins de réapprovisionnement des bacs de papier. En complément pouvoir commander l’impression de copies ou agir sur les impressions recto/verso est nécessaire.
Avec un tel impératif d’efficacité, le logiciel qui apporte une supervision optimale des traitements en offrant un contrôle sans surprise devra emporter le choix du directeur informatique.

Gestion d’émission par fax et par mail
La distribution des documents par les média électroniques correspond à un besoin de plus en plus multi-canal : en plus de la possibilité d’émettre par télécopie, l’envoi par mail est de plus en plus requis. En effet, la multiplication des technologies Internet entraîne les entreprises et les clients à exiger des documents de qualité, et disponibles rapidement. La possibilité d’émettre les documents par mail nécessite de requérir à une solution qui assure une lecture multi-platesformes qui respecte la mise en page.
Le choix se portera tout naturellement sur un logiciel permettant d’émettre les formulaires électroniques au format PDF. Le PDF, qui s’est imposé comme un standard, autorise à la fois une lecture sur tous les OS et une impression dans le respect de la mise en page.

Indexation et archivage
Pouvoir archiver, retrouver, consulter et rééditer tout document est crucial pour chaque entreprise. Ce besoin correspond à des obligations légales ou structurelles. Mais aussi à un souci d’économie: selon certaines études le coût d’un document non retrouvé peut atteindre 150 € et plus. La mise en place d’une GEIDE (GED) est un moyen de redéfinir l’organisation en place. Une analyse sérieuse sera une garantie de réussite. Tous les documents de l’entreprise sont concernés : documents sortants/entrants, scannés, en provenance de la bureautique et de l’extérieur, lus et indexés automatiquement ou par codes barres. La manière d’archiver et de faciliter les traitements ultérieurs est déterminante dans la gestion commerciale, administrative et comptable. La sélection d’une solution opérationnelle et évolutive est donc primordiale. Une consultation ouverte dans un format consultable à partir de tous les postes comme le PDF est particulièrement appréciée. Généralement, il faut intégrer une sécurisation des documents « sensibles » par une gestion des accès utilisateurs. CLASSER, ORGANISER, GARANTIR, RETROUVER, sont les mots importants.

L’objectif des développements d’ADDPI est d’offrir un traitement du flux documentaire adapté aux exigences actuelles pour les plates-formes iSeries, Windows ou Unix/Linux en tirant le meilleur profit des technologies d’impression (laser ou thermique) , des possibilités d’Internet et des solutions d’archivage et de recherche documentaires(GEIDE).

Article rédigé par Didier Adriaenssens dirigeant d’ADDPI
pour le mensuel iSeries News N°11 de Décembre 2004 (P20-21)