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| Valorisation et gestion de documents : iSeries AS400, Remaquettage revamping (éditions spools spoules), fonds de pages, Output Management - Content management - Archivage - gestion électronique de documents - GED - GEIDE - Dématérialisation - Lecture automatique de documents (LAD)- Reconnaissance automatique de documents (RAD). GED client léger (Intranet, Extranet, Internet). Workflow. Archivage légal Z42013 - Z42-013 |
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| Réduire le coût des factures sortantes avec l'OUPUT MANAGEMENT |
| "L'output management désigne la gestion des documents envoyés par une entreprise ou un organisme à partir des logiciels de gestion (ERP, PGI, applicatifs métier...). Le plus grand nombre des documents sortants sont liés à la gestion commerciale ; ce sont principalement des factures ou des extraits de compte pour les banques. Les média sont divers : imprimé, e-mail, fax. Cela peut également être une archive électronique consultable avec un accès sécurisé sur le portail de l'entreprise.
L'output Management désigne l'ensemble des dispositifs et logiciels qui permettent d'automatiser la mise en forme, la personnalisation et le choix du canal de diffusion des documents.
Les logiciels d'Output Management sont complémentaires aux logiciels de gestion commerciale pour :
- mettre en page les documents en fonction de règles prédéfinies (appels de polices, fonds de page...)
- personnaliser le document en fonction des données du client
- ajouter des images (logos, publicité, illustration)
- gérer l'impression du document ou la création d'un document électronique
- déterminer le bon média en fonction des informations collectée dans le logiciel de gestion commerciale
- archiver et classer la copie électronique des documents envoyés (généralement au format PDF)
Les logiciels d'Output management permettent de paramétrer ces différents automatismes en fonction des données de la gestion commerciale (data mapping)."
Source : Output management. (2008, mars 28). Wikipédia, l'encyclopédie libre. Page consultée le 10:15, mars 28, 2008 à partir de http://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Output_management&oldid=27876511
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| L'Output management : édition dynamique en fonction de vos données de gestion et du média de diffusion |
- Gestion du rapport entre les données et la mise en page.
- Gestion automatique de l'espace en fonction de la taille des caractères et de la quantité de texte.
- Adaptation automatique du contenant au contenu.
- Remise en forme du contenu par l'application de polices et de couleurs.
- Ajout automatique d'images aux documents.
- Ajout de codes barre sur les documents
- « Data mapping » (on s’appuie sur les données pour déterminer le média de diffusion et la mise en page)
- Aiguillage automatique vers le bon média de diffusion (mail, impression laser couleur, fax)
- Gestion d'impression laser couleur recto/verso
- Gestion de la mise sous pli (regroupements, codes OMR)
- Gestion d’archivage et d’indexation des documents (données d’indexation capturées dans vos factures sortantes)
- Accès à la copie PDF directement à partir de votre application de gestion (connecteurs) ou de votre application GED
- Suppression du temps de classement
- Suppression du temps recherche et de réédition des copies
- Possibilité de mettre en place un archivage Web permettant aux clients de consulter directement leurs factures
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| Les Bénéfices de l’ Output Management et de l’archivage automatique des factures sortantes |
Gains dans la gestion des impressions
- Mise sous plis plus rapide
- Possibilité de regrouper les spools d’impression
- Elimination du coût des pré-imprimés
- Possibilité de changer la mise en forme (logos, images, couleurs polices) sans refaire l’ensemble des documents et sans acheter de nouveaux pré-imprimés
- Gestion fluide, fiable et rapide des impressions sur une ou plusieurs imprimantes
Elimination du support papier pour les clients qui l’acceptent :
- Envoi par fax
- Envoi par mail
- Publication sur un portail Web
- Suppression de tous les frais liés à l’impression
Amélioration de la « relation client »
L’amélioration du service client est un bonus difficile à quantifier.
En effet, difficile de savoir quelle valeur donner à :
- des documents clairs avec une mise en forme de qualité
- des documents qui correspondent aux besoins uniques de chaque client
- un archivage Web permettant aux clients de consulter directement leurs factures
- une rapidité pour répondre aux demandes d’assistance et aux réclamations
- une copie PDF de chaque document disponible immédiatement pour chaque client qui la réclame
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