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| Valorisation et gestion de documents : iSeries AS400, Remaquettage revamping (éditions spools spoules), fonds de pages, Output Management - Content management - Archivage - gestion électronique de documents - GED - GEIDE - Dématérialisation - Lecture automatique de documents (LAD)- Reconnaissance automatique de documents (RAD). GED client léger (Intranet, Extranet, Internet). Workflow. Archivage légal Z42013 - Z42-013 |
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Réduire le coût des factures entrantes avec l'INPUT MANAGEMENT |
"L'input management désigne la gestion automatisée des documents reçus par une entreprise avec des logiciels et du matériel de numérisation. L'input management consiste à archiver automatiquement une copie électronique des documents reçus en les indexant dans une base de données. L'indexation sert à renseigner des « critères » (catégories de classement) avec des « index ». Les index , qui peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques (textes) sont recueillies dans le document lui-même par le logiciel.
Quand ce document reçu est un imprimé, les informations sont capturées (après numérisation par un scanner) par des procédés de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) ou de Lecture Automatique de Documents (LAD) qui s'appuient sur les technologies OCR (Optical Character Recognition : reconnaissance optique de caractères)
Cette automatisation a pour but de renseigner très rapidement le système d'information et en particulier les logiciels de gestion (ERP, PGI, applicatifs métier) sur la présence de documents reçus et d'enclencher les traitements (validation humaines, saisies, actions à entreprendre) avec un workflow. Grâce aux index, les documents reçus peuvent appelés par les applications de gestion pour être visualisés au format PDF ou regroupés par des recherches croisées. Les documents archivés et indexés sont plus généralement gérés par une GED (gestion électronique de documents)."
Source : Input Management. (2008, mars 26). Wikipédia, l'encyclopédie libre
Page consultée le 08:21, mars 28, 2008 à partir de http://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Input_Management&oldid=27812752)
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| Input management avec les logiciels FORMLAD ET FORMLADg |
Accélérer les traitements des factures reçues par RAD/LAD connectée à votre logiciel de gestion et/ou à votre GED pour :
- automatiser l’archivage et l’indexation
- accélérer les traitements (saisie assistée)
- fiabiliser les traitements (workflow)
Fonctionnalités de FORMLAD :
A : Reconnaissance de la facture grâce aux éléments de mise en page caractéristiques d’un fournisseur (logo, entête, zones de texte, etc.).
B : Lecture du contenu de la facture reconnue
C : Production d’un fichier texte tableur (.csv) contenant les données extraites organisée par critère avec le chemin (nom UNC) vers la copie PDF de la facture sur votre réseau
Fonctionnalité de FORMLADg
fonctionnalités A , B, C de FORMLAD +
D : Alimentation directe de votre logiciel de gestion (mise en oeuvre du connecteur)
E : Archivage et indexation de la copie au format PDF dans FORMVISUALL (logiciels de GED avec workflow intégré)
F : Activation du worklow en fonction de vos procédures de traitement
Le progiciel FORMLAD (fonctionnalités A + B +C) élimine les saisies manuelles fastidieuses (c’est une saisie assistée par ordinateur). FORMLADg, est une version incluant le connecteur pour remonter les données de la facture à votre informatique de gestion (suivant étude).
FROMLADg met les données extraites à disposition de votre logiciel de gestion avec un lien direct vers la copie PDF de la facture. C’est tellement plus productif !
Appliquer la règle pragmatique des 80/20
Le gain de productivité réalisé grâce à une solution de Lecture Automatique de Document (LAD) est proportionnel au volume de factures à traiter. Généralement la règle des 80/20 s’applique : 80% du flux des factures entrantes = 20 fournisseurs maxi. Beaucoup d’entreprises s’aperçoivent que moins d’une vingtaine de fournisseurs constituent le plus gros des factures reçues (2/3 à 80% des factures entrantes). Le paramétrage de la reconnaissance automatique pourra donc se limiter aux fournisseurs qui génèrent le gros flux, la copie au format PDF des autres documents sera déposée dans un dossier en attente de traitement humain.
Une autre solution d’Input Management avec FORMRECO :
Au moment de la saisie d’une facture, votre logiciel de gestion génère une étiquette code barres que l’utilisateur colle sur la facture. Les liasses de factures sont ensuite scannées dans un traitement massif : copie des factures au format PDF et classement automatique grâce à l’étiquette. Dés lors, les utilisateurs du logiciel de gestion n’ont plus à faire de recherches fastidieuses car il accèdent directement et de façon transparente à la copie des factures reçues.
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