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| Valorisation et gestion de documents : iSeries AS400, Remaquettage revamping (éditions spools spoules), fonds de pages, Output Management - Content management - Archivage - gestion électronique de documents - GED - GEIDE - Dématérialisation - Lecture automatique de documents (LAD)- Reconnaissance automatique de documents (RAD). GED client léger (Intranet, Extranet, Internet). Workflow. Archivage légal Z42013 - Z42-013 |
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| -> Les logiciels-> FORMINDEXEUR (indexation automatique) |
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FOMINDEXEUR est un module d'indexation automatique pour les documents structurés. Il intervient dans différentes combinaisons logicielles en fonction de la source du document.
Nous présentons ici les contextes applicatifs dans lesquels FORMINDEXEUR est utile :
Indexation Automatique pour l'informatique de gestion (ERP, applicatifs).
Les flux sortant des sytèmes d'information (informatique de gestion) sont généralement appelés à être convertis en archives PDF. Quelque soit la termonologie employée pour désigner ces données (fichiers de sortie, spools, éditions, exportations ...), ce qui importe ici c'est qu'elles soient structurées.
Un progiciel comme FORMPRINTER sera nécessaire en amont pour créer l'archive PDF structurée à partir du flux. FROMINDEXEUR pourra ensuite générer les index d'archivage en s'appuyant sur la structure des documents.
Reconnaissance Automatique et Indexation de Documents imprimés (RAD).
Les documents imprimés et reçus par les entreprises sont généralement nombreux (factures de fournisseurs, bons de commande, etc.). Quand la quantité de certains documents est suffisamment importante, il peut devenir judicieux d’envisager d’automatiser une partie des saisies. Pour les documents dont la mise en forme est connue, il est possible de mettre en place un automate d’indexation comme FORMINDEXEUR. Le passage au scanner permet, à fois d'archiver la copie électronique du document et de l'indexer automatiquement en fonction d'un certain nombre d'éléments distinctifs reconnus : logo fournisseur, mention « facture », N° de facture etc.
Indexation Automatique de fax (pseudo EDI)
Avec FORMINDEXEUR, les télécopies peuvent être indexées dés lors qu'il s'agit de documents structurés dont la mise en forme est connue. On se situe dés lors dans un cadre très proche de celui de l'EDI.
Reconnaissance et Indexation Automatique de Documents bureautiques
Les travaux bureautiques sous WORD ou EXCELL s'inscrivent généralement dans une mise en page type qui sert de modèle. La structure du document (pied de page, entête) va permettre de trouver les critères d'indexation automatique. Au moment de l'édition, il pourra être archivé et classé en tâche de fond.
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| Retour sur investissement dans le cadre de la RAD |
Le gain de productivité réalisé avec le moteur d’indexation automatique FORMINDEXEUR est lié à une logique « une pierre deux coup » dans laquelle le passage au scanner permet, à fois d’archiver la copie électronique du document et de l’indexer automatiquement en fonction d’un certain nombre d’éléments distinctifs reconnus (logo fournisseur, mention « facture », N° de facture etc.)
Exemple : un client a une facture France Télécom de 150 pages, il va pouvoir la numériser en une seule passe recto-verso avec un scanner multifonction. Les éléments de la facture seront déposés dans le répertoire des collaborateurs concernés grâce au système de classement par indexation. Le workflow leur indique les saisies manuelles en suspend et les routines de traitement à respecter en rapport avec le document. |
Quand la mise en forme bouge, il faut disposer immédiatement d’une solution qui n’engendre pas de retard dans la gestion des documents entrants. Dans ce cas les documents seront stockés dans une armoire électronique pour offrir une alternative :
- indexation manuelle ;
- indexation automatisée différée en attente d’un nouveau paramétrage. |
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mentions légales |
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