Ce que dit la loi :
"(...)L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. (...)" ( Article 1316-1 CODE CIVIL -inséré par Loi nº 2000-230 du 13 mars 2000 art. 1).
Ce qui revient à dire que la validité du document numérique en tant que preuve dépend de la fiabilité du système d'archivage :
• authentification de l’auteur du document électronique
• intégrité dans la création et la conservation du document électronique
Ce que la loi ne précise pas :
La loi ne désigne aucun logiciel ni aucun cadre fonctionnel précis susceptible de produire des archives numériques ayant une valeur probante. En effet, le législateur ne s'est pas engagé dans le domaine technique et ce n'est pas son rôle. Il faut, dès lors, se référer à un état de l'art défini par diverses normes, telles que la NF Z42-013.
La norme AFNOR Z 42-013 définit des spécifications techniques et organisationnelles :
Cette norme qui fait référence est un ensemble de spécifications sur les dispositifs techniques, les procédures et les démarches organisationnelles qui permettent de garantir l’intégrité des archives.
Dans les grandes lignes :
• des procédures d'horodatage et d'historisation
• l'enregistrement sur supports non réinscriptibles du type WORM*
• l'enregistrement des index, des archives et des historiques d'actions sur des supports WORM*
• la mise à disposition de manuels utilisateurs pour le respect des procédures à chaque poste
• la rédaction d'un Dossier de Description Technique du Système (DDTS)
• des procedures de contrôle
• des audits règuliers
*WORM : Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l'écriture de données mais ne permettent pas l'effacement. Il est donc possible d'écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite. Actuellement la NF Z42-013 limite l’usage aux supports WORM optiques (CD-R et DVD-R) mais des travaux sont en cours pour faire émerger une nouvelle norme qui intègrera les WORM logiques (des disques magnétiques avec un firmware qui empêche l’effacement pendant toute la durée de rétention des documents).
La NF Z 42-013 est publiée par l'AFNOR, organisme officiel français de normalisation qui est membre de l'organisation internationale de normalisation ISO auprès de laquelle il représente la France. Elle est actuellement en cours de révision et une norme ISO qui en est inspirée devrait voir le jour prochainement.
Le format PDF/A en résumé :
Les formats PDF/A sont des PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1.
Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espace colorimétrique) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes.
 est un logiciel de gestion électronique de documents (GED / GEIDE) compatible NF Z42-013 et tirant avantage d'un workflow intégré. Il permet de graver sur DVD et CD (WORM) la copie PDF des documents, les index, la sécurité, le moteur de recherche, et le viewer. Ce qui en fait des CD et DVD entièrement nomades
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