• Numérisation (scan) et indexation assistées.
Le numérisation est bien encadrée pour éviter les erreurs (mauvais enregistrement ou confusion de fichier) et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en préalable à leur indexation, a lieu dans un répertoire propre à l’utilisateur. Les pages numérisées peuvent être visualisées et sélectionnées avant assemblage. Les pages regroupées dans un fichier PDF demeurent indexables individuellement si nécessaire. L'ergonomie du vidéo-codage facilite et fiabilise l'indexation manuelle : choix entre une sélection parmi les index déjà enregistrés ou la saisie d'une nouvelle valeur, affichage du document durant l'indexation... Les documents scannés peuvent être visualisés à chaque étape. Après validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et enregistrés au bon endroit sur le serveur ou sur le réseau de l'entreprise. Avec certains modules complémentaires, il est possible d'automatiser la reconnaissance, l'archivage et l'indexation des fax, des e-mails et des documents imprimés reçus.

• Archivage des travaux bureautiques, des e-mails et des télécopies.
Vous pouvez archiver manuellement tous les documents courants : travaux bureautiques, e-mails ou télécopies. Avec certains modules complémentaires, il est possible d'automatiser l'indexation de ces documents.

• Classement multicritère
Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez des critères de classement qui se matérialiseront sous la forme de nouveaux champs de saisie sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie qui correspondent aux critères de classement avec les index (mots clés, dates ou valeurs). Ces champs s’ouvrent à la façon d’un menu déroulant en offrant la possibilité d’accéder directement à un index de classement déjà saisi auparavant. FORMVISUALL est paramétrable en fonction de plusieurs méthodes d’indexation différentes.

• Droits de consultation paramétrables (confidentialité).
Un système d’accréditations gère précisément les droits d’accès de chacun de vos collaborateurs. Basée sur les critères d’indexation ou le dossier d’appartenance (code archives), cette sécurisation garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité. FORMVISUALL permet également de créer des clauses SQL pour interdire l’accès d’un utilisateur à des documents précis. Ces clauses peuvent être établies en fonction des tous les critères d’indexation croisés (y compris les intervalles de dates). Avec FORMVISUALL l’information circule bien car tous les collaborateurs ont accès aux documents qui les concernent.

• Simplicité et visibilité dans la recherche de documents.
Le moteur de recherche est avant tout une interface simple pour interroger des bases documentaires de façon visuelle (sans connaissance technique particulière). Les recherches peuvent être élaborées (croisement de critères, recherches ou exclusions par mots, valeurs ou intervalles de dates). Mais l'utilisateur ne s'en aperçoit pas tant l'ergonomie a été réfléchie : les sélections et exclusions de mots clés, de valeurs ou d'intervalles de dates sont composées sur un seul écran grâce à un ingénieux système d'onglets qui offre un accès direct à chaque critère de classement. En complément, un panier de sélection est disponible pour sélectionner les index de classement à la volée. En arrière plan des requêtes SQL sont produites en fonction des actions de l'utilisateur. Tous les cas de recherche sont permis au travers de cette interface conçue pour être accessible à tout public. A chaque recherche, une liste interactive présente l'ensemble des documents trouvés pour permettre de visualiser et d'affiner la sélection si nécessaire.

• Copie des archives et des index sur CD/DVD nomades.
Les CD et DVD gravés avec FORMVISUALL embarquent les archives PDF avec les index de classement, les droits d'accès et le «reader» PDF. La recherche et la consultation sur les CD et DVD est possible sur n'importe quel portable ou PC.

• Envoi des documents par e-mail.
La copie PDF des documents collectés dans une recherche peut être envoyée par e-mail directement depuis l’interface de FORMVISUALL.

• Annotation des documents type « post-it »
Une annotation comparable à un post-it permet de passer des messages au moment où les documents sont visualisés dans FORMVISUALL sans modifier le document lui-même.

• Workflow de validation (suivi du traitement d'un document)
Un système de sémaphores (rouge, vert ou neutre) permet de connaître instantanément les actions, les décisions et les événements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schémas d'organisation mis en place). Le passage du rouge au vert nécessite la validation du responsable ou du groupe de responsables concerné (sécurisé avec identifiant et mot de passe). Plusieurs demandes de validation peuvent être paramétrées pour un même type de document. Ce workflow de validation apporte une responsabilisation de la personne ou du groupe concerné par les décisions à prendre : en fonction des procédures déterminées pour un type de document, les responsables pourront donner un feu vert visible par leurs collègues. A chaque étape de décision, les feux verts pourront être déclenchés par un utilisateur ou par un groupe d’utilisateurs.

• Notifications par e-mail
Les responsables sont avertis de la présence d'un document qui les concerne et nécessite leur approbation dans le workflow (action à réaliser ou décision à prendre à une étape donnée du schéma d'organisation).

• Signature électronique
Permet au lecteur d'identifier la personne qui a apposé sa signature et garantit que le document n'a pas été altéré.