• Capture et indexation assistés (automatismes ergonomiques).
Le scanning est "drivé" pour éviter les erreurs (mauvais enregistrement ou confusion de fichier) et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en préalable à leur indexation, a lieu dans un répertoire propre à l’utilisateur. Les document sont nommés et stockés automatiquement au bon endroit par FORMVISUALL ! Les documents mémorisés de la sorte pourront très bien être regroupés dans un fichier seul PDF de plusieurs pages. Ce PDF multipage pourra ensuite être indexé page par page ou une seule fois comme un document unique. L’ergonomique du logiciel facilite le travail de classement : présélections réactives à la saisie, confort d’affichage etc. Les documents scannés peuvent être visualisés à chaque étape. Après validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et enregistrés au bon endroit sur le PC our sur le réseau de l'entreprise.Avec certaines extensions (options) disponibles chez l'éditeur, il est possible d'automatiser la reconnaissance, l'archivage et l'indexation des fax, des e-mails et des documents imprimés reçus.

• Classement et recherche suivant vos critères et vos méthodes
FORMVISUALL est paramétrable en fonction de plusieurs méthodes d’archivages différentes pour s'adapter différents services d'un entreprise ou d'une administration. re es deétrage s'effectue en fonction des critères de classement utiles à l'organisation.

• Confort de recherche et simplicité pour créer des dossiers PDF
L'interface simplifie la recherche par mots clés, intervalles de dates et valeurs numériques avec une recherche multicritères (requêtes croisées). L'accès direct aux index, grâce aux onglets, permet de constituer des recherches croisées (mutilcritères) à partir du même écran. Bonne visibilité sur l'ensemble des documents trouvés et sur les index de classement qui leur correspondent. Possibilité de réorganiser une liste de documents sur la base d'un critère. Possibilité d'affiner la sélection, en ne sélectionnant qu'une partie des documents trouvés. Tout cela avec une ergonomie, spécifique à FORMVISUALL, qui vous apportera un confort de travail pour constituer des dossiers PDF avec tous les documents afférents à une problématique particulière. Cette ergonomie permet d'exclure facilement des documents du dossier avec une vision claire sur ce que l'on fait à chaque étape.

• Consultation en PDF sur votre PC ou celui de vos collaborateurs
Consultation en PDF pour les utilisateurs autorisés avec possibilité de composer un fichier PDF regroupant tous les documents collectés lors d'une recherche.

• Droits de consultation paramétrables.
Vous déterminez les autorisations par type de document pour chacun de vos collaborateurs. Cette sécurisation vous garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité. FORMVISUALL permet également de créer des clauses SQL de limitation d’accès individuelles pour interdire l’accès d’un utilisateur à des documents précis. Ces clauses peuvent être établies en fonction des tous les critères d’indexation croisés (y compris les intervalles de dates). L’information circule bien : tous vos collaborateurs ont accès aux documents qui les concernent.

• Archivage des travaux bureautiques, des e-mails et des télécopies.
Vous pouvez archiver manuellement tous les documents courants. Avec certaines extensions (options disponibles), il est possible d'automatiser la reconnaissance, l'archivage et l'indexation des fax, des e-mails et des documents bureautiques.

• Copie des Archivages et des Index sur CD-ROMs nomades.
Les CD et DVD gravés avec FORMVISUALL embarquent les archives PDF, les index de classement et le «reader» PDF. La recherche et la consultation sur les CD et DVD est possible sur n'importe quel portable ou PC.

• Classements multicritères.
Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez des critères de classement qui se matérialiseront sous la forme de nouveaux menus déroulants sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie avec les index (mots clés, dates ou valeurs) correspondants aux critères que vous avez choisis. Ces champs s’ouvrent à la façon d’un menu déroulant en offrant la possibilité d’accéder directement à un index de classement préexistant ou d'en saisir un nouveau. Au niveau du moteur de recherche, chaque critère correspond à un onglet qui ouvre une interface dotée d’un menu déroulant pour naviguer dans la liste des index et mettre les sélections dans un panier. Une requête de recherche multicritère est mémorisée pour l’ensemble des onglets, en fonction des actions de l’utilisateur.

• Simplicité et visibilité dans les recherches.
Le moteur de recherche est avant tout une interface simple pour interroger des bases documentaires de façon visuelle (sans connaissance technique particulière). Les recherches peuvent être complexes (croisement de critères, recherches ou exclusions par mots, valeurs ou intervalles de dates). Mais l'utilisateur ne s'en aperçoit pas tant l'ergonomie a été réfléchie : les sélections et exclusions de mots clés, de valeur ou d'intervalles de dates sont composées sur un seul écran grâce à un ingénieux système d'onglets qui offre un accès direct à chaque critère de classement. En complément, un panier de sélection est disponible pour sélectionner les index de classement à la volèe. En arrière plan des requêtes SQL sont produites en fonction des actions dl'utilisateur. Tous les cas de recherche sont permis au travers de cette interface conçue pour être accessible à tout public sans limiter la richesse fonctionnelle.

• Workflow de validation (suivi du traitement d'un document)
Un système de sémaphores (rouge ou vert) permet de connaître instantanément les actions, les décisions et les événements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schémas d'organisation mis en place). Le passage du rouge au vert nécessite la validation du responsable ou du groupe de responsables concerné (sécurisé avec identifiant et mot de passe). Plusieurs sémaphores peuvent être paramétrés pour un même type de document quand plusieurs décisions doivent avoir lieu à chaque fois qu'un document est passé dans le workflow. Ce workflow de validation apporte une responsabilisation de la personnes ou du groupe concerné par les décisions à prendre en rapport avec un documents : en fonction des procédures déterminées pour un type de document, les responsables pourront donner le feu vert. A chaque étape de décision les feux verts pourront être déclenchés par un utilisateurs ou par un groupe d’utilisateur. Le workflow est paramétrable en fonction des pouvoir décisionnels de chaque utilisateur ou groupes d’utilisateur (chaque utilisateur du groupe ayant le même pouvoir décisionnel). Chacun ayant des droits définis à une étape précise. Les feux verts pourront être déclenchés par différents utilisateur ou groupe d’utilisateur successifs ayant à apporter leur approbation à différentes étapes du circuit de validation.

• Annotation des documents type « post-it »
Une annotation du type « post-it » permet de passer des messages visibles sur les documents.

• Confidentialité
La mise à disposition des documents implique généralement la création de règles destinées à protéger la confidentialité sur tout ou partie de certains documents. Il est ainsi possible d’ouvrir la consultation des documents tout en masquant une partie de leur contenu ou d’en interdire purement et simplement l’accès. Un système d’accréditations gère précisément les droits d’accès de chacun de vos collaborateurs. Basée sur les critères d’indexation, la nature du document ou le propriétaire du document, cette sécurisation vous garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité. FORMVISUALL permet également de créer des clauses SQL de limitation d’accès individuelles pour interdire l’accès d’un utilisateur à des documents précis.Ces clauses peuvent être établies en fonction des tous les critères d’indexation croisés (y compris les intervalles de dates ou de valeurs monétaires).