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Agence NORD :
Le Prieuré
67, rue Verte
59200 TOURCOING
+33 (0)3 20 68 48 00
Agence SUD :
2, rue Meynis
69003 LYON
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Présence MAROC :
Sté DEVHORIZON
M. Zoubir KARROUT
19, Bd des FAR
Imm El Fahim 3
1400 KENITRA
+212 (0)5 373 758 42
www.devhorizon.net
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Avec l’Input Management et l’Output Management le gros flux des factures envoyées et reçues est archivé et indexé automatiquement (indexation multicritères). Les copies PDF des autres documents (travaux bureautiques, e-mails, scans de courriers etc.) peuvent être classées.
Réduire le circuit de paiement avec une GED-GEIDE et un workflow intégré
Une gestion électronique de documents (GED/GEIDE) avec un workflow intégré comme FORMVISUALL va permettre d'accéder au dossier clients (factures sortantes) et au dossier fournisseurs (factures entrantes) en un temps record. Le workflow permettra de connaître la situation de paiement des factures et de faire le point sur les actions et les décisions prises par les différents responsables concernés.
| Bénéfices d'une Gestion Électronique de Documents avec workflow intégré |
Disponibilité de l’information :
- Accès instantané au dossier client et au dossier fournisseur (factures envoyées ou reçues)
- Visualisation immédiate de la situation du paiement grâce au workflow
- Accès direct à la copie des factures renvoyées dans l'ERP (connecteurs/liens)
Réactivité à tous les niveaux :
- Accès au « dossier client » pour les commerciaux par le Web ou sur l'Intranet
- Temps de recherche drastiquement diminué
- Création du dossier par croisement des critères de classement
- Réactivité pour répondre aux réclamations
- Réduction des temps de latence et des temps de résolution des litiges |
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GED et Output-Management
L’Output Management est un processus de composition automatique des documents à partir des éditions natives d’un ERP. C’est à dire un formatage, une mise en forme et un enrichissement des documents suivant un paramétrage établi en fonction des données présentes dans l’édition initiale. Intercepter les données importantes de chaque page permet de recueillir les différents index de classement de l’archive PDF. L’Output-Management permet d’intégrer tout ce qui peut être nécessaire à l’amélioration du document y compris les codes-barres. Ces codes-barres permettront l’indexation automatique des documents retournés par fax, par e-mail ou par voie postale ; ce garantit une gestion optimale des documents transactionnels.
GED et Input-Management
L'Input-Management consiste à archiver automatiquement une copie électronique des documents reçus en les indexant dans une base de données. L'indexation sert à renseigner des « critères » (catégories de classement) avec des « index ». Les index, qui peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques sont recueillies dans le document lui-même par le logiciel. Quand le document reçu est un imprimé, les informations sont capturées, après numérisation par un scanner, par des procédés de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) ou de Lecture Automatique de Documents (LAD) qui s'appuient sur les technologies OCR (Optical Character Recognition : reconnaissance optique de caractères). Quand les documents sont reçus par des logiciels de télécopie/fax qui convertissent vers des formats d’image, des procédés similaires peuvent être mis en œuvre. Cette automatisation a pour but de renseigner très rapidement le système d'information et en particulier les logiciels de gestion (ERP, PGI, applicatifs métier, GED) sur la présence de documents reçus et d'enclencher les traitements (validations humaines, saisies, actions à entreprendre) avec un Workflow. Grâce aux index, les documents reçus peuvent être appelés par les applications de gestion pour être visualisés au format PDF ou regroupés par des recherches croisées. Les documents archivés et indexés peuvent être gérés par une GED comme FORMVISUALL qui présente l’avantage d’intégrer un Workflow documentaire et un système d’alertes par e-mail. |
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