La maîtrise du flux documentaire
Dématérialisation, Reconnaissance et Lecture Automatique de documents (RAD – LAD), Gestion Electronique de Documents (GED / GEIDE), Editique, Impression Dynamique (Output Management), Diffusion par mail et par télécopie.
Ouvrage rédigé par la société ADDPI éditeur de la suite progicielle
© www.formulary-france.com
SOMMAIRE
La relation client est inscrite au cœur des stratégies de développement des entreprises. Le document, support de l’information commerciale par excellence, en est le vecteur. Il est donc capital pour les entreprises de maîtriser la gestion du flux documentaire à chaque étape pour les documents reçus comme pour les documents sortants. Que ce soit au niveau de la capture, de l’archivage, de la recherche ou de l’édition, le choix d’une solution de traitement efficace s’impose.
Les logiciels destinés à l’archivage désignés par les acronymes « GED » ou « GEIDE » offrent une réponse adaptée à une exigence d’organisation et de partage de l’information. Ils facilitent la mise en place de procédures de traitement des documents tout en garantissant un retour sur investissement induit par l’accélération des tâches courantes.
Les logiciels éditiques se situent quant à eux en sortie (Output Management). Ils sont destinés à la production quantitative de documents esthétiques et personnalisés dont la mise en page s’adapte automatiquement aux données informatiques brutes. La notion d ‘«éditique » que nous allons aborder est aussi associée au concepts d’impression dynamique de « remaquettage », de « relookage » etc. Ces procédés sont indispensables, pour véhiculer l’image de l’entreprise sur les courriers, les fax ou les mails produits par les systèmes d’informations.
A l’origine le terme GED (Gestion Electronique de Documents) désignait les logiciels de stockage de documents. La vocation des logiciels de GED était d’éloigner les documents originaux du siège des entreprises (où les surfaces locatives sont chères) et d’accélérer la recherche et la consultation. Avec la mise à disposition de la copie des documents au format électronique, les tâches courantes de l’entreprise s’effectuaient plus rapidement et plus sûrement avec des erreurs en moins dans le reclassement.
Les nécessités croissantes de partage d’informations entre les différents services des entreprises et la tendance générale vers un travail plus collaboratif incitèrent les éditeurs de GED à optimiser la diffusion, la recherche et la consultation des documents. Mais les flux d’informations traités par les entreprises ne se limitent pas au résultat de la conversion des documents papier au format numérique. Les données en provenance de sources informatiques sont également nombreuses… C’est pour cette raison qu’en 1994 les éditeurs ont décidé, en commun, de substituer à l’acronyme GED celui de GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de Documents Existants) afin d’étendre le concept en introduisant la notion plus large de gestion d’informations.
Le béotien qui cherche à s’informer sur le sujet peut être dérouté par la multiplication des appellations qui circulent autour de l’acronyme «GEIDE». On voit tantôt «gestion électronique de l'information et des documents existants», tantôt «gestion électronique de l'information documentaire des entreprises» ou encore «gestion électronique d'informations et de documents existants». Certains dévient même la terminologie pour lui faire épouser le concept très en vogue de « Gouvernance » ce qui donne : « Gouvernance Electronique des Idées et des Décisions en Entreprise». En effet la GEIDE est aussi un outil d'aide à la décision. Mais au delà des « idées » et des « décisions », ce sont les routines et les procédures administratives de l'entreprise qui bénéficient en premier de la GEIDE. D'ailleurs le principe de workflow qui intègre l’attribution de tâches administratives et leur suivi est désormais indissociable des systèmes de GEIDE. La mise en place de procédure de traitement autour de chaque document est parfois un moyen de redéfinir l’organisation en place. Ah ! « Gouvernance » quand tu nous tiens ...
On trouve sur le marché différentes familles de GED /GEIDE qui correspondent à des utilisations précises.
La définition, elle même, n'ayant pas été clairement délimitée, certains y ont inclus des fonctionnalités périphériques comme l'indexation automatique des documents sortants des systèmes centraux (AS400 ou ERP), la reconnaissance automatique de documents etc.
Afin d'éclairer le lecteur nous allons donc préciser la notion d'archivage documentaire, puis recenser les différentes fonctionnalités et les principales familles de GEIDE.
Une enquête récente menée par ADDPI auprès d’une centaine de responsables informatiques a révélé une confusion encore assez répandue entre la notion de sauvegarde et celle d’archivage. A la question « avez vous une solution d’archivage ? » , la réponse fut souvent du type « oui je fais des sauvegardes sur disque ». Il est donc utile de rappeler la définition et les avantages de l’archivage au sens informatique actuel.
La sauvegarde est la conservation des fichiers informatiques dans l'état ou ils figurent à un moment donné sur les disques durs. Dans le même ordre d'idée on peut inclure le concept de stockage informatique. L'archivage, par contre, consiste à pérenniser les données dans l'état où elles ont été éditées. Les solutions d'archivage d'ADDPI permettent par exemple de conserver les éditions avec le fonds de page de l'instant. La méthode qui se généralise est une solution mixte d'enregistrement simultané d'un même fichier dans une version de sauvegarde (modifiable) et une version d'archivage (la forme définitive).
Au-delà de la simple conservation de documents dans un format électronique, les solutions de GEIDE sont conçues pour permettre le partage d’informations en facilitant la recherche et la consultation des documents sur un réseau d’entreprise ou un Intranet. Il s’agit de mutualiser les documents au sein de l’entreprise en fournissant une mise à disposition immédiate. Une grande partie de l’utilisation des dossiers (parfois constitués de plusieurs documents d’origines différentes) se résume en une simple recherche à partir d’un PC; le dossier étant visible sur écran de manière instantanée.
Outre la conservation dans un format électronique, la solution d’archivage a pour but de faciliter le travail autour et au travers des documents :
- Consultation de l’information par des moyens simples (critères multiples, recherche pleine page) ;
- Accès partagé à l’information (réseaux locaux et externes) selon les règles établies (sécurité et confidentialité rattachées aux informations) ;
- Possibilité de rééditer les documents .
La GEIDE répond à un besoin de conservation et de mise en commun de la masse d’informations générée et reçue par une entreprise ou un organisme. Elle permet de partager l’accès à cette information aux membres de l’entreprise. Par la magie de l’informatique, la recherche d’un document devient instantanée avec tout le bénéfice d’une réactivité sans faille. Réunir à la demande et immédiatement un dossier complet en rapport avec une problématique particulière (suivi de commande, SAV, litige, relance etc.) est un avantage pour chaque entreprise.
Les différents logiciels de GEIDE du marché fournissent plus ou moins de possibilités. Afin de mieux cerner les caractéristiques de chacun d’entre eux, il est nécessaire de connaître les fonctionnalités les plus courantes.
A cette étape, les documents traités par l’entreprise sont issus de différents points d‘entrée qui nécessitent des techniques différentes :
- Acquisition des télécopies et des mails envoyés et reçus ;
- Acquisition des documents papier par numérisation avec un scanner ;
- Interprétation directe de sources informatiques comme les spools, les sorties des ERP ou des progiciels de gestion) ;
- Acquisition des documents bureautiques (ex : Word ou Excel) ;
- Lecture de codes à barres.
Généralement les logiciels de GEIDE ne couvrent pas l’acquisition de sources d’informations aussi diversifiée. Parfois la notion d’acquisition se résume au passage au scanner que le terme plus restrictif de « capture » traduit mieux..
Le type de reconnaissance est fonction de la nature des documents concernés :
- Reconnaissance de codes barre (accomplie par le matériel périphérique);
- Reconnaissance d’images comme un logo;
- Reconnaissance de texte OCR ;
- Reconnaissance et lecture de formulaires (questionnaires avec cases à cocher et zones de textes dactylographiés).
*OCR (Optical Character Recognition) : technique permettant de convertir l’image scannée des textes en un fichier texte.
L’indexation consiste à classer le document pour faciliter sa recherche à partir de différentes catégories de regroupement et de classement. Exemple : la catégorie « factures » pourra regrouper les factures archivées. A la consultation les archives de facture pourront être agencées par date, N° de fournisseur, nom du fournisseur etc.
Plusieurs méthodes d’indexation sont généralement nécessaires :
- Manuelle par l’utilisateur qui remplit les champs d’un formulaire ;
- Automatique par lecture directe de codes à barres ;
- Automatique par reconnaissance du contenu numérique (ex : l’entête des mails) ;
- Automatique par la reconnaissance optique de caractères OCR ;
- Automatique par reconnaissance d’éléments graphiques sur les documents (ex : les logos des factures fournisseurs).
La sauvegarde peut se faire sur différents supports : CD-ROM, serveur central etc. Dans ce domaine le PDF s’est imposé comme standard technique en autorisant la lecture et l’impression des documents dans le respect de leur mise en page. Il est donc préférable de choisir une GEIDE qui exploite ce format de stockage.
Les documents traités pourront être convertis dans des formats destinés à différents traitements :
- Le PDF pour la recherche, la consultation ou l’impression
- Les formats d’images numériques pour une conservation à l’identique
- Les formats de sortie qui permettent d’envoyer les documents (télécopie ou mail)
La conversion peut également concerner la modification de la structure et de la mise en page du document. La fonction Intervient sur la composition du document en adaptant dynamiquement les polices et les éléments de mise en page.
Les documents deviennent accessibles sur le réseau informatique ou l’Intranet de l’entreprise. Ils peuvent être rassembles et restitués rapidement par l’intermédiaire d’un moteur de recherche ou de la sélection des critères de classement (requêtes). Ils seront consultés immédiatement (à la demande) sur l'écran de chaque utilisateur en réseau. L’accès peut être entièrement sécurisé par un système d’accréditations.
La traçabilité est assurée tout au long du processus de traitement des documents en fonction des procédures mise en œuvre dans l’entreprise. Les personnes qui participent à l'accomplissement des tâches liées aux documents bénéficient d’informations utiles concernant les actions décidées par leur collaborateur suite à la réception d’un document.
Utilisée comme une bibliothèque électronique pour l’archivage des documents de type revues, magazines ou autres parutions qui peuvent être utiles à l’entreprise.
Destinée au classement de documents administratifs divers (bons de commande, factures etc.)
Permettant de travailler les documents dans leur format d’origine (Word ou Excell) , de les partager sur le réseau via un serveur qui les centralise et de les transmettre par mail.
Destiné aux techniciens qui doivent gérer des documents dans un format spécifique (plans d’architectes, de bureaux d’études etc.)
La structure des documents est abordée en fonction du métier correspondant. On peut ainsi travailler avec un même document mais en fournir des «vues logiques» différentes. La comptabilité étudiera des factures par date ; le service commercial devra accéder à un dossier client complet ; le service technique constituera encore un dossier spécifique à sa mission. Un même document sera donc accessible plusieurs fois à différents services dans l’entreprise. Son étude divergera sensiblement et sera directement fonction du «métier».
Littéralement « Computer Output to Laser Disk », désigne généralement l'archivage des sorties des systèmes centraux type spools qui véhiculent les documents transactionnels (factures, bons de commandes, bons de livraison, fiches de paie), L'archivage GED COLD est orienté CD-ROM avec des fonctions d'indexation automatique. Pour simplifier on pourrait dire « Spool to CD-ROM ». Certains acteurs du marché étendent le concept de GED COLD en y ajoutant l'indexation automatique des documents imprimés entrants.
L'indexation automatique et la sauvegarde sur CD-ROM sont des fonctionnalités prévues dans les solutions d'archivage et de GED d'ADDPI. Au regard de cette définition, un logiciel d'archivage automatique de spools comme FORMARCHIVES (iSeries/AS/400) peut être qualifié de GED COLD. De même le logiciel FORMVISUALL (GED sur PC en réseau) qui offre une gestion de sources documentaires plus éclectique peut également être classé dans cette catégorie pour les raisons suivantes :
- le logiciel offre (entre autre) un accès aux spools archivés avec FORMARCHIVES
- le logiciel recueille les documents indexés automatiquement avec FORMINDEXEUR ou FORMLADg
Les GEIDE hybrides
Certains logiciels correspondent à plusieurs des familles mentionnées, on peut dés lors évoquer la notion de GED hybrides. FORMVISUALL le logiciel de GEIDE d'ADDPI répond à plusieurs ou à toutes ces différentes définitions suivant qu'il sera ou non intégré avec certains modules complémentaires fournis par ADDPI (FORMARCHIVES, FORMINDEXEUR, FORMLADg).
La mise en place d’une GEIDE assure un retour sur investissement rapide lié aux économies réalisées en temps de recherche et en erreurs évitées dans le classement. C’est aussi le meilleur plan anti-sinistre moderne qui permet de se prémunir des risques d’incendies. Ces deux considérations, dans leur évidence, peuvent inciter les entreprises à se doter trop rapidement de la première solution portée à leur connaissance. Un peu de réflexion évitera pourtant de passer à côté d’autres avantages qui se révéleront stratégiques à plus long terme compte tenu des évolutions de l’entreprise.
Les logiciels de la suite FORMULARY www.formulary-france.com proposés dans une offre modulaire permettent de se doter d’outils complémentaires au fur et à mesure que les besoins apparaissent. Mais au-delà des possibilités fonctionnelles offertes au départ, il est utile de savoir si l’éditeur est capable d’implémenter en entrée de la GEIDE tous les outils à venir qui permettront de l’alimenter. La meilleure garantie de pérennité et d’évolutivité d’une solution réside donc dans le savoir-faire et le dynamisme de l’éditeur en matière de recherche et de développement.
En passant en revue l’ensemble des solutions de GEIDE existantes, il convient de prêter attention aux produits édités par la société ADDPI. Au cœur d’une offre modulaire entièrement dédiée au traitement du flux documentaire, ADDPI propose les logiciels FORMARCHIVES et FORMVISUALL développés pour tirer le meilleur parti des plates-formes iSeries, Unix et Windows, ces outils apportent une réponse adaptée aux besoins les plus fréquents concernant la dématérialisation, l’indexation et la mise à disposition des documents d’entreprise. La GEIDE FORMULARY est modulaire, elle peut se situer dans toutes les familles étudiées précédemment. Elle est multiplate-forme pour correspondre aux demandes émergentes. Les modules logiciels de cette GEIDE sont appréciés par les directions informatiques comme des outils souples, économiques et évolutifs. Passons les fonctionnalités en revue.
En entrée de cette GEIDE, l’éditeur est capable d’implémenter tous les outils qui permettront de l’alimenter pour offrir un traitement éclectique en matière de sources documentaires :
- documents numérisés ;
- éditions bureautiques du type Word ou Excel avec les images associées ;
- spools iSeries (avec le progiciel complémentaire FORMARCHIVES)
- télécopies ou e-mails (entrants et sortants) ;
- flux en provenance de certains ERPs.
L'indexation s'effectue suivant des critères multiples avec une présélection assistée des réponses qui accompagne l'utilisateur.
La recherche est facilitée par un système d'onglets ergonomique qui aménage l'espace pour une sélection progressive et intuitive des critères de recherche en maintenant la visibilité. Chaque requête est conservée durant la session et peut être nommée et conservée (pour une utilisation répétée). La liste documents trouvés permet de les regrouper, de les réordonner et d'affiner la sélection. Les requêtes qui peuvent être riches d'un point de vue SQL sont composées en mode WYSIWYG pour offrir une richesse fonctionnelle sans connaissance technique particulière.
FORMINDEXEUR le module d’indexation automatique en option répond à une exigence d’autonomie et d’émancipation de la part des utilisateurs. Il s’appuie sur une méthode intuitive et visuelle (WYSIWYG) qui permet de créer rapidement les routines de reconnaissance pour les documents récurrents. L’éditeur propose une formation à la prise en main.
La réédition à l’identique s’effectue à partir de l’archive PDF pour FORMVISUALL ou par le rappel du spool archivé avec FORMARCHIVES. Le document sauvegardé sera visualisable en mode graphique et pourra être réimprimé comme identique à l’original.
La technique d’archivage mise en œuvre permet de remonter les index sur un serveur Windows ou Unix en réseau, sur un As/400 - iSeries ou dans des CD-ROMs autonomes. Les CD-ROMs produits sont rendus entièrement nomades grâce à une méthode d’indexation qui autorise la recherche et la consultation par un viewer intégré.
Le index peuvent être remontés vers différents progiciels de gestion et ERP afin d’y ajouter les renseignements nécessaires concernant la présence d’information complémentaires accessibles via la GEIDE.
Accès partagé et sécurisé aux documents en réseau pour les membres de l’entreprise.
Un système d’accréditations limite l’accès et la consultation pour chaque utilisateur en fonction de différents critères : dossier, nature du document, index…
Une annotation des documents permet de suivre le bon déroulement de leur traitement à toutes les étapes avec une visibilité complète sur tout leur cycle de vie.
Dans la version « for web » de FORMVISUALL, la mutualisation des documents est gérée au travers d’un navigateur ce qui constitue une ouverture dans le cadre des Intranets et des Extranets.
La force d’un logiciel de GEIDE est de réunir l’ensemble des documents dans un format électronique, consultable en réseau, tout en facilitant le classement (indexation) et la recherche. Elle améliore l’organisation et la rend plus rapide et plus efficace par un meilleur partage de l’information. Avec, à la clé, la maîtrise de tout le flux d’information lié à la relation clients et à la relation fournisseurs.
Devoir faire passer les documents entrants par le scanner est une contrainte largement compensée par les premiers aspects positifs ressentis au quotidien :
- temps de recherche et de reclassement diminué;
- disparition du stress de la recherche;
- mise en relation immédiate de tous les documents liés à une situation;
- accès rapide à l’information (si un client appelle, son dossier complet est disponible instantanément);
- possibilité de produire une copie à l’identique à chaque instant.
Au travers de ces avantages, la promesse de retour sur investissement se concrétise très rapidement.
La GEIDE constitue un maillon indispensable au management de l’entreprise dans ses composantes comptables, logistiques ou marketing avec la possibilité de rassembler tous les documents liés à une problématique. A ce niveau la GEIDE enrichit la gestion des connaissances : tous les documents liés à son activité peuvent être rassemblés à la demande et suivant les critères de sélection appropriés. Le GEIDE intervient, dés lors, comme un système d'aide à la décision. Il n’est donc pas étonnant de retrouver la GEIDE en complément des logiciels de gestion ou des ERP.
Dans certains cas la GEIDE peut également enrichir le système d’information déjà en place. L’ERP, le progiciel de gestion ou l’applicatif métier bénéficie alors de point d’entrée direct à la GEIDE au travers des index de classement. Les logiciels de GEIDE édités par ADDPI sont opérationnels dans cette perspective. Les différents modules logiciels constitutifs de cette GEIDE ont été conçus pour épouser l’infrastructure en place avec la possibilité d’établir des passerelles entre les différents environnements. Dans cette perspective différents schémas de GEIDE peuvent se dégager en fonction des problématiques propres à chaque entreprise.
Une entreprise dispose d’un applicatif métier ou d’un ERP sous AS400 avec la volonté de mutualiser les documents sur les postes en réseau. Il est possible d’archiver les spools au format PDF sur un serveur Windows pour lequel le coût d’espace disque est nettement moindre tout en conservant une indexation sur l’AS400. Les documents sont dés lors conservés avec le fonds de page de l’instant. On dispose ainsi d’un cliché du document pour ressortir une copie à l’identique à tout moment. Le personnel autorisé de l’entreprise accède instantanément au document avec la GEIDE qui exploite les index de classement. Les index sont également remontés à l’AS/400 pour les applicatifs métier ou les ERP.
La mise à disposition des documents implique généralement la création de règles destinées à protéger la confidentialité sur tout ou partie de certains documents. Il est ainsi possible d’ouvrir la consultation des documents tout en masquant une partie de leur contenu ou d’en interdire purement et simplement l’accès. Un système d’accréditation est conçu pour définir les droits de chaque utilisateur du réseau de l’entreprise en fonction de différents critères : dossier, nature du document, index …
| Plusieurs logiciels de la suite FORMULARY sont destinés à l'indexation et à l'archivage automatique des documents structurés. Il est possible de distinguer 3 sources d'archivage : |
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les informations contenues de la base de données de l'informatique de gestion; |
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les documents reçus (télécopies et imprimés dont la mise en forme est connue); |
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les documents bureautiques du type word, Excell ou les e-mails dont la mise en page est connue. |
Les flux documentaires éditables en sortie des ERP, des applicatifs métier, des iSeries, VMS, mainframe, et autres plates-formes peuvent être déposés dans une GEIDE.
Les progiciels FORMARCHIVES (sous iSeries) ou FORMINDEXEUR (sous Windows) sont destinés à créer les index d'archivage. Dés lors qu'elles sont indexées, les archives deviennent accessibles sur le réseau local de l'entreprise, son intranet ou via le web.
Réplication des droits de consultation
Les documents contenus dans la base de données des système centraux sont généralement associés à des autorisations d'accès (accréditations de consultation par utilisateur et mot de passe). La diffusion de ces documents au travers d'un réseau implique de conserver les droits pour assurer la confidentialité. Parmi les index, on recueillera donc les droits d'acces dossier par dossier, document par document, voire même page par page.
La consultation et la sécurisation page par page (archivage de documents multi-pages)
Dans certains système centraux, les documents sont associés à des accréditations page par page. Dans un spool archivé, par exemple, chaque page peut être un document à lui seul (une fiche de paie, une facture etc). Chaque page est classée avec ses critères d'indexation et ses autorisations d'accés spécifiques. Au moment de l'archivage ces accréditations doivent être conservées même si l'archive PDF est une copie complète de l'ensemble des pages. La solution de GED doit pouvoir respecter les droits et extraire uniquement les pages concernées.
Les documents imprimés et télécopiés reçus par les entreprises sont généralement nombreux (factures de fournisseurs, bon de commande, etc.). Quand leur quantité est suffisamment importante, il peut devenir judicieux d'envisager d'automatiser une partie des traitements de classement et d'archivage.
Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)
Pour des documents dont la mise en forme est connue, le passage au scanner permet, à fois d'archiver la copie électronique du document et de l'indexer automatiquement en fonction d'un certain nombre d'éléments distinctifs reconnus (logo fournisseur, mention «facture», N° de facture etc.) avec FORMINDEXEURet FORM-I-toPDF.
Indexation automatique de fax entrants
Avec les mêmes outils d'indexation ou de lecture automatique les télécopies peuvent être archivées et classées si il s'agit de documents structurés dont la mise en forme est connue.
Si on veut remonter le contenu complet des documents structurés entrants au système d'information en place, il faut plutôt envisager un procédé de lecture qui non seulement reconnaisse le document mais soit aussi capable de recueillir les données comptables imprimées dessus. On fera alors appel à progiciel de Lecture Automatique de Documents (LAD) qui fonctionnera en liaison avec un logiciel d'OCR comme FORMLADg. Le progrès des technologies OCR permet d’automatiser une partie des travaux jusqu’ici dévolus aux opérateurs de saisie ou au personnel administratif.
FORMALADg est un progiciel de Lecture Automatique de Documents qui génère les informations destinées à renseigner les systèmes d’information. Il se distingue par la simplicité de son interface de paramétrage et une capacité de traitement adaptée à des volumes documentaires importants.
Au niveau fonctionnel, on peut considérer que FORMLADg agit en 2 étapes :
- il reconnaît la provenance (un fournisseur par exemple) en fonction la forme du document de (entête, logo graphisme de mise en page) ;
- il détermine ensuite la nature (facture, bon de livraison, bon de livraison, etc) et adapte la méthode de lecture OCR pour lire les données dans chaque zone du document type.
Pour adapter automatiquement la lecture du document en fonction de sa mise en page propre, il faut, bien entendu, un paramétrage initial. Mais il faut aussi être autonome pour continuer à utiliser FORMLADG avec les factures d’un nouveau fournisseur ou avec celle d’un fournisseur régulier qui modifie la mise en forme de ses documents. FORMLADg est donc conçu pour satisfaire une exigence d’autonomie au niveau du paramétrage de la lecture des documents. Il a été développé dans une approche visuelle et intuitive (WYSIWYG) destinée à émanciper les utilisateurs avec un minimum de formation.
NB : Quand la mise en forme bouge, il faut disposer immédiatement d’une solution qui n’engendre pas de retard dans la gestion des documents entrants. Dans ce cas les documents seront stockés dans une armoire électronique pour offrir une solution alternative :
- une saisie manuelle immédiate ;
- une lecture automatique différée en attente d’un nouveau paramétrage.
Le gain de productivité réalisé grâce à une solution de Lecture Automatique de Document (LAD) est proportionnel au volume de documents à traiter. Il s’agira de documents structurés dont la mise en forme est relativement stable avec des éléments de mise en page récurrents (logo, entête, zones de texte, etc.). Le plus généralement il s’agit de factures, de bon de livraison ou d’autres documents comptables émanent des fournisseurs et partenaires de l’entreprise.
Particulièrement adapté aux problématiques de dématérialisation de factures, FORMLADG garantit un retour sur investissement rapide lié à ses avantages : élimination des saisies manuelles fastidieuses, disponibilité immédiate de l’information, classement automatique de l’information en fonction de vos critères d’indexation et, surtout, enrichissement de votre Système d’Information...
Exemple : un client a une facture France Telecom de 150 pages, il va pouvoir la numériser en une seule passe recto-verso avec un scanner multifonction. Les éléments de la facture seront déposés dans le répertoire des collaborateurs concernés grâce au système de classement par indexation. Le workflow leur indique les saisies manuelles en suspend et les routines de traitement à respecter en rapport avec le document. Dans un deuxième, le retour sur investissement se quantifie en rapport avec les avantages liés à la GEIDE ou au système d’information de l’entreprise dont la LAD est un point d’entrée.
FORMLADg a été conçu pour alimenter le système d’information de l’entreprise avec le contenu des documents entrants. Les information recueillies dans chaque document reconnu sont remontées au système d’information existant (ERP, applicatif AS/400, progiciel de gestion etc.). ADDPI fournit également une version « light » de ce progiciel sous la dénomination FORMLAD. Dans cette version, les informations ne sont pas importées automatiquement dans le système d’information mais simplement stockées dans un fichier au format txt.
Note : FORMLAD et FORMLADg sont commercialisé en package avec FORMItoPDF pour la conversion des d’image en PDF de texte
Les travaux bureautiques sous WORD ou EXCELL des entreprises s'inscrivent généralement dans une mise en page type qui sert de modèle. La structure du document (pied de page, entête) va permettre de trouver les critères d'indexation automatique. Au moment de l'édition, il pourra être archivé et classé en tâche de fond.
Dans une approche globale du traitement des flux documentaires il est important de prendre en considération les besoins d’édition et de diffusion de documents sortants. Ils constituent un media important dans votre relation clients et votre relation fournisseurs. Une mise en page communicante traduit le professionnalisme de l’entreprise. Une personnalisation de la mise en forme en fonction des données est possible. La gestion des impressions, l’administration des envois par mail ou par télécopie sont également des problématiques indissociables d’une maîtrise des documents sortants.
La plupart des environnements de gestion d’informations sont dépourvus d’outil de mise en forme graphique adapté aux besoins des entreprises :
- Choix limité de polices de caractères;
- Pas de mise en forme;
- Pas de gras;
- Pas de cadre;
- Pas d’image, etc.
Des modèles de documents sont parfois prévus, sous la forme de pré-imprimés ou d’une tentative d’habillage électronique. Mais ils sont généralement trop figés et inadaptés aux contenus variables :
- Toujours le même logo;
- Toujours les mêmes caractères;
- Pas d’interaction avec les données.
Il est donc nécessaire de disposer d’un logiciel complémentaire pour produire des sorties claires et communicantes qui interagissent avec les contenus. Sachant que les documents sont uniques dans leur contenus et que la mise en forme doit être paramétrable en fonction de ce contenu et du canal de sortie (impression, mail, fax, archivage).
Il faut donc bénéficier d’une impression « dynamique » dans laquelle les polices, les couleurs, la disposition et les fonds de page se modifient en fonction des données lues dans le fichier d’édition en sortie des différents systèmes d’information : ERP, progiciels, iSeries… C’est à cette problématique qu’un progiciel éditique doit apporter une solution tout en permettent d’utiliser le papier de photocopie, les imprimantes laser et les langages de description de page (PCL - Printer Control Language - ou PostScript) .
La solution destinée à remplir cette tâche ne doit pas être dépendante du matériel, mais s’inscrire dans un standard. En effet il faut éviter de déplacer le budget du « pré-imprimé » dans l’achat d’imprimantes spécifiques ou de cartes propriétaires. Aujourd’hui le langage « PCL » est présent sur la plupart des imprimantes du marché ; si le logiciel traite aussi des langages comme le « ZPL », « EPL » ou le « TEC » pour les imprimantes à transfert thermique c’est encore mieux.
La mise en forme des documents sortants est également désignée par le terme de « remaquettage de spools » notamment dans l’environnement AS/400. Le remaquettage s’effectue automatiquement au moment de l’édition dans le respect des règles établies pour les choix de polices, d’images et de mise en page. Le remaquettage est donc accompli par le logiciel d’impression dynamique qui détermine tout seul la mise en page du document en fonction des données lues. Au préalable il est donc nécessaire de paramétrer le logiciel pour qu’il puisse déterminer tout seul la mise en forme adaptée.
L'objectif sera donc d'éditer à la volée des documents de qualité avec une gestion interactive du rapport entre les données et la mise en page. La disposition des zones de textes et des images est en effet trés dépendante des données elles-mêmes puisqu'il faux gérer l'espace en fonction de la taille des caractères et de la quantité de texte. Le contenant doit donc s'adapter au contenu. Le contenu est lui même remis en forme par l'application de polices et de couleurs sélectionnées en fonction des données lues dans le fichier source. Des images peuvent être également intégrées au documents d'une façon interactive. Ainsi, par exemple, un logo pourra être choisi différemment en fonction du nom de la filiale d'un groupe. Chaque mise en page se détermine automatiquement en fonction des règles prédéfinies. La notion d'interactivité est donc à la base du principe d'édition dynamique.
Le terme "Editique" qui est directement associable à la notion d'impression dynamique désigne, plus généralement, la capacité à produire des imprimés ou des documents électroniques en quantité et avec une mise en page professionnelle. Pour mieux appréhender le principe de l'Editique, il est pratique de faire le rapprochement avec les professions de la communication qui s'appliquent à produire un modèle de document valorisant et à l'imprimer en nombre. Dans une approche similaire, les logiciels éditiques visent à satisfaire une exigence graphique pour des documents qui véhiculent des données à chaque fois différentes. Techniquement ces données proviennent d'un fichier (base de données, spool, fichier d'édition en sortie d'un progiciel ou d'un ERP etc.).
Les logiciels d'impression dynamique optimisent la relation aux clients et au fournisseurs avec la prise en compte de tous les critères important à la personnalisation des documents et l'aiguillage, à la volée sur le bon canal de sortie (imprimante, mail, fax). La problématique des conditions générale de vente permet d'illustrer cette question. En effet des nombreuses entreprises conviennent de conditions de ventes différentes en fonction de la nationalité des clients ou d'accords particuliers. Il est donc important de pouvoir imprimer à la demande des factures ou des bons de commande avec les bons textes au verso.
Le paramétrage devra être rendu le plus simple possible pour assurer une autonomie aux entreprises qui changent fréquemment la mise en forme de leurs éditions. Dans cette recherche d’émancipation de la part des utilisateurs, les logiciels d’éditique les plus appréciés seront ceux qui sont associés à des outils WYSIWIG avec une ergonomie satisfaisante et une simplicité d’apprentissage.
L’impératif comptable qui impose de rendre les impressions productives se pose de façon récurrente aux entreprises. Le parc d'imprimantes doit pouvoir être administré avec un suivi des travaux, un pilotage des tiroirs d’imprimantes et une gestion des rames de papier. Il s’agit à la fois d’accélérer les sorties de documents et de faire le point en temps réel sur les travaux effectués, les éventuels bourrages et les besoins de réapprovisionnement des bacs de papier. En complément pouvoir commander l’impression de copies ou agir sur les impressions recto/verso est nécessaire. Avec un tel impératif d’efficacité, le logiciel qui apporte une supervision optimale des traitements en offrant un contrôle sans surprise garantit un retour sur investissement rapide.
La distribution des documents via les média électroniques correspond à un besoin de plus en plus multicanal ; en plus de la possibilité d’émettre par télécopie, l’envoi par mail est de plus en plus requis. En effet, la multiplication des technologies Internet entraîne les entreprises et les clients à exiger des documents de qualité, et disponibles rapidement… La possibilité d’émettre les documents par mail nécessite de requérir à une solution qui assure une lecture multiplate-forme dans le respect de la mise en page. Le PDF sera donc le format privilégié. Ce format permet de conserver à chaque document la richesse de sa présentation (fonds de page, polices, graphismes, couleurs, etc.)
La Suite progicielle FORMULARY.
| Editique et Gestion d'Impression |
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| Distribution multicanal |
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| Indexation - Archivage - Dématérialisation - Mutualisation (GED / GEIDE / LAD ) |
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